Sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo (Sistemas ECM) são os tipos de tecnologias de software amplamente aplicáveis no gerenciamento, armazenamento, recuperação e proteção de informações não estruturadas que estão diretamente relacionadas ao gerenciamento de processos de negócios em qualquer organização.
Alguns confundem sistemas ECM e sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS). A confusão entre essas definições ocorre devido ao fato de que, muitas vezes, o EDMS, além dos módulos de gerenciamento de documentos corporativos, inclui alguns recursos do ECM. Como, por exemplo, a interação dos funcionários na preparação de documentos. Em tal situação, é bem possível discutir a extensão da funcionalidade ao sistema ECM.
A principal diferença entre o sistema ECM e o EDMS é que, além de realizar o gerenciamento de documentos eletrônicos da empresa, os sistemas ECM criam um espaço único de informações para todos os usuários da organização, além de automatizar os processos de negócios.
Graças ao uso de sistemas ECM, os recursos trabalhistas são otimizados e os custos operacionais da empresa são significativamente reduzidos.
Normalmente, os sistemas ECM incluem as seguintes subseções (módulos), cada uma das quais se integra ao restante das subseções, e também podem existir separadamente.
Abaixo estão alguns deles:
- Módulo de gerenciamento de documentos eletrônicos corporativos;
- Módulo de Suporte a Processos de Negócios;
- Módulo de gerenciamento de conteúdo da Web para um site ou portal corporativo,
- Módulo de gerenciamento de conteúdo de mídia;
- Módulo de gestão do conhecimento;
- Módulo de controle de acesso a conteúdo, fornecendo as informações necessárias, independentemente da hora e do local.
Cada uma das subseções requer certas habilidades. Por exemplo, o gerenciamento do conteúdo da Web de um site ou portal corporativo requer conhecimento específico da administração de recursos da Internet, e o módulo de gerenciamento de documentos eletrônicos da empresa exige informações específicas sobre a movimentação interna de documentos.
Os sistemas ECM combinam o conteúdo dos documentos e os aspectos gerenciais da empresa, criando um ambiente único para o gerenciamento de documentos e reduz o número de atividades de trabalho para a implementação de tarefas de negócios. Assim, o conteúdo corporativo fica disponível para os usuários que precisam dele para um trabalho rápido e de alta qualidade.
